Controlling / Steuerung

Prozesse und Tools, um effizient und verlässlich auf die gesteckten Ziele hin zu steuern.

Typische Fragestellungen unserer Kunden in diesem Themenfeld:

  • Über welche Kennzahlen lassen sich unsere strategischen Ziele operationalisieren?
  • Welches Controlling-Konzept erfüllt am besten die an den Controlling-Bereich gestellten Anforderungen?
  • Wie ist die Trennungsrechnung zu gestalten, um die Anforderungen der EU-VO 1370 zu erfüllen?
  • Wie lässt sich unser Berichtswesen verschlanken und seine Aussagekraft verbessern?
  • Wie können die Planungsgenauigkeit und die Abweichungsanalyse präzisiert werden?
  • Wie soll die Leistung des Mobilitätsdienstleisters gesteuert und überwacht werden?

Unsere Leistungen hierbei sind unter anderem:

  • Controlling-Konzepte und –Strategien
  • Planungssysteme, z.B. benchmarkgestützte Budgetierung
  • Steuerungssysteme, z.B. Kennzahlensysteme und Monitoring-Verfahren zur regelmäßigen und ganzheitlichen Überwachung des Optimierungsfortschritts (unternehmensweit oder bereichsspezifisch)
  • Abrechnungssysteme, z.B. für die Trennungsrechnung gemäß EU-VO 1370 oder die Abrechnung von Verkehrsfinanzierungsverträgen
  • Vertragscontrolling

Projektbeispiele

Neuausrichtung des Controlling eines Verkehrsunternehmens

Ausgangslage:

Eine grundlegende Neuausrichtung des Controlling ist erforderlich. Denn die neue Unternehmensleitung, der Eigentümer und die anstehende Direktvergabe stellen neue Anforderungen an die Steuerung und die Transparenz. Die Unternehmensleitung beauftragt uns, sie bei der Neuausrichtung des Controlling zu unterstützen.

Vorgehen:

Zunächst definieren die Unternehmensleitung und der kaufmännische Bereich die Ziele und Prämissen für das zukünftige Controlling. Anschließend werden die Verteilung der Aufgabenfelder und Verantwortlichkeiten zwischen Unternehmensleitung, Controlling und Fachbereichen unter Berücksichtigung der Anforderungen der einzelnen Anspruchsgruppen formuliert. Wir moderieren diesen Prozess und begleiten die Beteiligten fachlich.

Im nächsten Schritt entwickeln wir gemeinsam mit dem Unternehmen im Detail die zukünftig notwendigen Kennzahlen und halten dabei wesentliche Merkmale wie Definition, Datenquelle, Erhebungsintervall fest. Parallel setzen wir die Kostenrechnung neu auf, indem vor allem die zukünftig genutzten Kostenstellen und Konten festgelegt werden. Abschließend bauen wir die für die Direktvergabe notwendige Trennungsrechnung auf.

Ergebnis:

Implementierte Kosten- und Trennungsrechnung sowie aussagekräftige Kennzahlen zur Steuerung des Unternehmens und einzelner Bereiche.

Treten geplante Optimierungserfolge auch nachhaltig ein?

Ausgangslage:

Mehrere Verkehrsunternehmen schließen sich zusammen, um im zweistelligen Millionenbereich Synergien zu heben. Die Politik unterstützt das Vorhaben, erwartet aber auch, dass die geplanten Erfolge eintreten, und wünscht entsprechende Nachweise.

Allerdings ist der Optimierungserfolg aus den üblichen Quellen wie der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens nicht ersichtlich, da sich parallel zur Optimierung die Welt verändert (vgl. Inflation, Leistungsänderungen etc.). Das Maßnahmencontrolling hingegen übersieht hingegen kompensierende Effekte (z. B. Personalabbau bei gleichzeitigem Ausbau der Fremdleistung).

Vorgehen:

Wir haben daher ein Verfahren entwickelt, welches die überlagernden Effekte herausrechnet und so den tatsächlichen Optimierungsfortschritt sichtbar macht. In ein- bis zweijährigen Abständen analysieren wir entsprechend die zurückliegenden Geschäftsjahre.

Ergebnis:

Die Unternehmen nutzen die Ergebnisse für die interne und externe Kommunikation, die erarbeiteten Kennzahlen für Hinweise auf weiteren Handlungsbedarf. Aufgabenträger und Eigentümer koppeln an die so nachgewiesenen Erfolge die Gültigkeit ihrer Zusagen (z.B. Beschäftigungssicherung, Bekenntnis zum Unternehmen) und die Fortführung der Verkehrsverträge.

Aufbau einer Trennungsrechnung und Überkompensationskontrolle

Ausgangslage:

Ein Bus-Schiene-Unternehmen muss im Rahmen seiner laufenden Betrauung und zur Abrechnung von Landesmitteln erstmals eine jährliche Trennungsrechnung nachweisen.

Vorgehen:

Wir bauen die Trennungsrechnung derart auf, dass Kosten und Erträge im Zusammenhang mit der relevanten ÖPNV-Leistung transparent und sachgerecht berechnet werden. Anschließend führen wir eine Überkompensationskontrolle durch. Ein Wirtschaftsprüfer testiert die Berechnungen.

Ergebnis:

ÖPNV-Aufgabenträger und das Land akzeptieren die vorgelegten Kalkulationen.

Benchmarkgestützte Planung, Budgetierung und Steuerung in Unternehmen

Ausgangslage:

Bei der Aufstellung des Wirtschaftsplan und der Mittelfristplanung ist es Aufgabe des Controlling, die Teilplanungen der Fachbereiche zu plausibilisieren und kritisch zu hinterfragen, ohne dabei detailliertes Fach-Know-how zu besitzen.

Bei der späteren Abweichungsanalyse sind die Ursachen für Mengen- und Preisabweichungen und deren Effekte möglichst präzise und trennscharf zu benennen.

Vorgehen:

Für diese Herausforderung haben wir einen innovativen Ansatz entwickelt, der eine dynamische und realistische Planung ermöglicht. Er reduziert Plan-Ist-Abweichungen, die sich rein aus der Qualität der genutzten Planungsgrundlagen ergeben, und verbessert die Steuerung des Unternehmens.

Der benchmarkgestützte Ansatz zeichnet sich durch mehrere Vorteile gegenüber herkömmlichen Vorgehensweisen aus, wie zum Beispiel:

  • Realistische und damit differenzierte Vorgaben je Bereich anstatt "Rasenmäher"-Methodik
  • Transparenz über ggf. vorhandenen, tatsächlichen Handlungsbedarf je Bereich
  • Ermöglicht Chance auf sachlichen Veränderungsprozess im Unternehmen und aktive Rolle des Unternehmens gegenüber verschiedenen Anspruchsgruppen
  • Dynamische Entwicklung der Budgets durch laufende Berücksichtigung von Mengenänderungen

Die Budgets je Planungseinheit (z.B. Kostenstelle oder Fachbereich) ergeben sich aus Benchmarks und dem Leistungsumfang. Das Niveau und die Inhalte der Benchmarks werden individuell mit dem Unternehmen festgelegt. Die Benchmarks können jährlich angepasst oder einmalig zusammen mit einem Maßnahmenplan definiert werden.

Ergebnis:

Ein automatisiertes Tool, das auf die individuellen Rahmenbedingungen unseres Kunden eingestellt ist und mit dessen Hilfe zukünftig die benchmarkgestützte Planung erfolgt.

Bewertung einer Kostenkalkulation im Rahmen einer Verhandlung

Ausgangslage:

Zwei Mobilitätsdienstleister verhandeln darüber, ob das zu zahlende Entgelt in seiner Höhe sachgerecht kalkuliert ist. Da der Lieferant in einem regulierten Markt aktiv ist, muss seine Kalkulation bestimmte Anforderungen erfüllen.

Vorgehen:

Wir listen die Unterlagen auf, die für eine fachlich fundierte Aussage erforderlich und die beim Lieferanten anzufordern sind. Die erhaltenen Informationen bewerten wir unter anderem auf Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Sachgerechtigkeit der Kalkulation. Wir zeigen systematische Brüche in der Kostenrechnung sowie der darauf aufbauenden Kalkulation auf und unterbreiten Anpassungsvorschläge.

Ergebnis:

Das zu zahlende Entgelt wird deutlich niedriger festgelegt als ursprünglich gefordert.